Managed Print Service: Kostenbesparing met Printer Huren

Het beheren van een printerpark is voor veel bedrijven een ingewikkelde én kostbare klus. Van onderhoud tot papierkosten; de uitgaven lijken zich soms op magische wijze op te stapelen. Maar wist je dat er een gemakkelijke oplossing is om niet alleen de efficiëntie te verhogen, maar ook flink te besparen? Maak kennis met Managed Print Service en ontdek waarom een printer huren zowel financieel als operationeel een slimme keuze is voor jouw organisatie.

Wat is een Managed Print Service?

Een Managed Print Service (MPS) is een dienst waarbij het beheer van jouw printomgeving wordt uitbesteed aan een gespecialiseerde partij. Dit omvat alles van het leveren en instellen van printers tot aan onderhoud, software-updates en de levering van supplies zoals toners en papier. Met een MPS neem je afscheid van ongeplande uitgaven en vervelende onderhoudsproblemen. Daarnaast krijg je inzicht in je printgebruik, zodat je patronen kunt analyseren en gericht kunt besparen.

Het mooie aan een MPS is dat je geen grote investeringen meer hoeft te doen om te beschikken over de nieuwste apparatuur. Dit brengt ons bij de volgende vraag: waarom zou je printers huren in plaats van kopen?

Waarom een printer huren in plaats van kopen?

Printers kopen lijkt misschien de meest voor de hand liggende keuze. Maar in werkelijkheid komen er bij de aanschaf van een printer veel kosten en verantwoordelijkheden kijken. Denk aan de hoge initiële uitgave, onderhoudskosten en het risico dat jouw apparaat snel verouderd raakt. Door een printer te huren via een Managed Print Service, profiteer je van de volgende voordelen:

Geen hoge investering vooraf

Het huren van een printer elimineert de noodzaak om een groot bedrag in één keer uit te geven. Dit betekent dat je jouw budget slimmer kunt verdelen over andere belangrijke bedrijfsbehoeften.

Toegang tot de nieuwste technologie

Een gehuurde printer wordt vaak geleverd met de nieuwste functies en technologie, waardoor jouw organisatie op het gebied van printen altijd up-to-date blijft. Dit is ideaal voor bedrijven die efficiëntie belangrijk vinden, maar geen vast kapitaal willen vastleggen.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

Bedrijven groeien en veranderen. Misschien heb je vandaag één printer nodig, maar binnen een jaar drie. Bij een Managed Print Service ben je flexibel en kun je jouw printoplossing gemakkelijk aanpassen aan jouw behoeften.

Geen zorgen over onderhoud

De leveranciers van Managed Print Services zorgen volledig voor onderhoud en support. Als er een probleem is, wordt het snel opgelost zonder dat je zelf technische kennis nodig hebt of extra kosten maakt.

Hoe helpt een Managed Print Service kosten te besparen?

De grootste meerwaarde van een Managed Print Service is natuurlijk de kostenbesparing. Maar op welke manieren besparen bedrijven precies? Hier zijn enkele belangrijke aspecten:

Minder verspilling

Een MPS analyseert jouw printvolume en stelt je in staat om verspilling te minimaliseren. Denk aan ongebruikte toners of printers die onnodig hoge energieverbruiken.

Besparing op supplies

Bij een printersysteem dat goed is ingesteld, kun je enorm besparen op toners en papier. Veel Managed Print Services bieden ook automatisch hervulprogramma’s, zodat je nooit meer zonder inkt komt te zitten.

Minder stilstand

Een printer die niet werkt kost tijd en geld. Maar met een MPS wordt dit risico tot een minimum beperkt dankzij proactieve monitoring en tijdig onderhoud.

Duurzaamheid en MPS

Bedrijven zijn tegenwoordig steeds meer bezig met duurzaamheid, en Managed Print Services spelen daarin een belangrijke rol. Door gebruik te maken van energiezuinige printers en slimme instellingen zoals dubbelzijdig printen, kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk verkleinen. Bovendien volgen leveranciers vaak recyclingprogramma’s voor oude cartridges en apparaten, wat het milieu helpt te beschermen.

Hoe kies je de juiste Managed Print Service?

Nu je weet wat een MPS voor jouw bedrijf kan betekenen, is het tijd om de juiste partner te vinden. Hier zijn een paar tips om jouw keuze maken:

1. Beoordeel je printbehoeften: Bepaal jouw huidige en toekomstige printvereisten. Hoeveel print je per maand? Welke functies heb je nodig?

2. Bekijk reviews en referenties: Vraag naar klanttevredenheid en zorg ervoor dat jouw leverancier een bewezen staat van dienst heeft.

3. Kies voor transparante contracten: Zoek een aanbieder die duidelijk is over prijzen, voorwaarden en services.

4. Ga voor flexibiliteit: Zorg ervoor dat je contract schaalbaar is en meegroeit met jouw bedrijf.

Maak de slimme keuze voor je bedrijf

Het gebruik van een Managed Print Service in combinatie met een printer huren een duidelijke win-win voor bedrijven die kosten willen besparen en tegelijkertijd duurzamer en efficiënter willen werken. Of je nu een klein kantoor runt of een groot bedrijf bent, het integreren van een MPS kan het verschil maken in jouw dagelijkse operaties.

Benieuwd hoe een MPS en het huren van printers specifiek jouw organisatie kan helpen? Neem contact op met onze experts voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen zorgen we ervoor dat jouw printomgeving niet alleen werkt, maar ook voor je werkt.